電子公文製作/簽核

補充說明

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公文製作部分:

1.      個人設定請填入(或更新)基本資料(聯絡電話、傳真等),函稿才可列印出完整資料。

2.      若公文為單位發文,發文機關欄位請選取發文單位。

3.      承辦人不可使用登記桌身分製作公文或簽辦公文。

4.      文稿類別可依實際狀況選擇,如無符合選單上項目,可選擇空白。

5.      密等及速別欄位不可空白。

6.      公文如屬密件,應加設解密條件。

7.      如非急件公文,速別請勿選取最速件。

8.      受文者欄位為系統預設(如正、副本單位),不需修改。

9.      正、副本單位請書明全銜。(參考網站:輔仁大學首頁→公文電子化→機關群組全銜查詢,或依據來文全稱)

10.  分類號可於公文製作時即先行輸入。分類號應先選擇年度,再選擇分類號。

11.  附件欄內容請與所載入附件之電子檔名相符,但以簡要說明為宜(如-----研討會計畫、議程、報名表、位置圖)。

12.  公文內文之說明項,如有來文,請引用對方機關來文之發文日期及發文字號。

13.  有關日期及款項金額之數字部分,請使用阿拉伯數字書寫(參考網站:輔仁大學首頁→公文電子化→公文書橫式書寫數字使用原則)。

14.  公文製作完成須列印紙本函稿時,請先儲存後,選擇公文列印(非公文簽核列印)。函稿請維持原來格式,勿作調整;簽核之虛線欄位應置於首頁,請勿移動,並檢查創稿文號是否有完整印出。

 

簽核部分:

1.      登記桌如有校外來文之收文,請選擇收發作業→登記桌收文分案(非收件匣)。

2.      登記桌進行收文時,如認為非屬本單位承辦者,請即時退文改分。

3.      收到公文如受文對象為主管(或老師)時,仍請登記桌先分文給承辦人簽辦擬辦意見(登記桌身份不可簽辦公文),再呈送主管批文後,承辦人始可進行後續處理及結案歸檔。

4.      會辦公文之單位主管無授權決行權。

5.      公文流程簽核對象之設定,如有需選擇並簽時,最末關應再設回串簽,俾利結案。

6.      長官判行後,如有需發文之公文,承辦人於收件匣收到公文確認無誤後,需再按傳送按鈕,送秘書室二組進行發文作業。

7.      電子簽核基本流程:單位主管→一級主管→副校長→校長,中間不需加設秘書室二組轉呈。(只紙本簽核之公文需先送秘書室二組作收件記錄後轉呈)

本校公文自動化專屬網站(http://140.136.251.195/)已連結【行政院秘書處出版之文書處理手冊】請參考。